Ayo Tingkatkan Pemahaman Event Management untuk Menghadirkan Acara yang Memorable Setiap Kesempatan

UINSGD.AC.ID (Humas) — Program Studi Ilmu Komunikasi Humas UIN Sunan Gunung Djati Bandung menggelar Seminar Event Management My Ilkom bertajuk “Menghadirkan Acara yang Memorable untuk Setiap Kesempatan”, di Aula Fakultas Dakwah dan Komunikasi (FDK), Senin (11/10/24).

Dengan menghadirkan Permana Sunu Kertalampa (TV Producer, Event & Production Conceptor) dan yang paling istimewa sebagai anggota Departemen Upacara dan Penanggung Jawab sebagai Torch Director Asian Games 2018; Susanti Ainul Fitri (Dosen Ilmu Komunikasi UIN Bandung) dipandu oleh Ria Agustira.

Seminar dibuka secara resmi oleh Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi, Encep Dul Wahab.Tujuannya untuk membekali mahasiswa jurusan Ilmu Komunikasi Humas tentang keterampilan dalam memanagement suatu acara.

Dalam sambutannya, Encep Dul Wahab menegaskan “Pada momen-momen inilah teman-teman akan mendapatkan wawasan dan itu akan didapatkan ketika teman-teman mengikuti kegiatan seperti ini. Saya menginginkan mahasiswa Humas UIN Bandung terus berinovasi dan berkreasi dalam sebuah kegiatan. Seperti yang saya kutip dari Q.S Al-Insyirah yaitu ketika selesai mengerjakan satu kegiatan atau event satu maka jangan puas dan lakukan kegiatan-kegiatan yang lain dan lebih bagus lagi, sehingga teman-teman mendapatkan apresiasi yang luar biasa. Nah itu yang saya inginkan bahwa teman-teman tidak hanya bekerja dalam suatu Lembaga, Perusahaan, atau ASN Humas Pemda atau Pemprov, tapi teman-teman harus menyeimbangi semaksimal mungkin untuk menciptakan ide-ide yang luar biasa,” tegasnya.

Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi Hubungan Masyarakat, Dyah Rahmi Astuti, mengatakan, seminar ini akan memberikan gambaran tentang event management yang akan didapatkan oleh mahasiswa semester 5 dalam mata kuliah yang akan datang di semester selanjutnya.
“Seminar ini merupakan kesempatan yang luar biasa sekali, karena ini merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh Humas, sehingga temen-temen nanti setidaknya punya satu kompetensi yang memang temen-temen miliki untuk nanti masuk dalam dunia kerja. Dalam kesempatan ini juga bukan hanya akan disampaikan dalam perspektif Akademisi juga dalam perspektif praktisi,” jelasnya.

Dalam pemaparannya, Susanti Ainul Fitri, menjelaskan bahwa event yang sukses itu ketika seluruh divisi melaksanakan tugasnya sesuai dengan tupoksinya masing-masing dan sesuai dengan perencanaan. Event ini memiliki 4 poin yang menjadi kunci, yaitu kegiatan yang diciptakan dalam kegiatan yang penting, terikat secara (agama, adat dan budaya), mendapatkan penghargaan dan penerimaan di Masyarakat dan dilaksanakan dalam waktu tertentu.

Menurutnya event ini memilki dua dampak, yaitu dampak internal dan dampak eksternal yang meliputi lingkungan, politik, ekonomi dan pariwisata. Adapun tahapan yang bisa dilakukan ketika akan melakukan suatu event yaitu Elaborasi antara ide dan konsep, perencanaan awal, pengkoordinasian, pelaksanaan dan evaluasi. “We Design Event to Create Opportunities That Create Interactions,” bebernya.

Permana Sunu Kertalampa, menyampaikan bahwa jika membuat event itu harus mempunyai kenangan bagi orang banyak. “yang harus diketahui oleh Event Planning dan Management meliputi apa, pemahaman, benefits, key element, unique value, dan implementasi dari event itu sendiri. Event management yang efektif sangat penting untuk menciptakan pengalaman berkesan yang dapat diterima oleh para peserta. Adapun jenis event yang disampaikan meliputi profits events, social events, non profits events dan spesial events,” jelasnya.

Sebagai suatu gambar yang menjadi konsep pada pembukaan Asian Games 2018, “dari satu gambar bisa menjelaskan berbagai macam makna dan konsep bisa mengubah segalanya.”

Untuk mewujudkan suatu event itu harus ada team dan logistic management karena ini merupakan proses operasi penting yang melibatkan koordinasi, pergerakan, dan penyimpanan barang melalui penggunaan sumber daya yang efisien. Dalam sebuah event terkadang unique value menjadi hal yang tidak muncul bahkan tidak ada, padahal Unique value menjadi suatu hal yang penting bagi sebuah event. Unique value ini meliputi attention to detail, creative solution, reliable network, dan client approach. Dalam penjelasan akhirnya menuturkan “Keberhasilan sebuah event adalah keberhasilan perencanaan dan kerja sama semua tim yang terlibat,” paparnya.

Alumni Prodi Ilmu Komunikasi Humas, Budiman Eko Wibawa, menambahkan bahwa kita harus mempunyai etika dan norma yang baik, kepercayaan dan networking ataupun jejaring sosial. “Tiga hal ini harus ditanamkan pada diri masing-masing. Dengan begitu ada poin-poin yang harus diperhatikan dalam kegiatan yaitu pra pelaksanaan, pelaksanaan sampai dengan pasca pelaksanaan. Dan yang harus diperhatikan oleh kita juga yaitu etika, kepercayaan dan networking,” pungkasnya.